In een groeiende organisatie is kennis delen essentieel. Toch blijkt in de praktijk dat cruciale informatie vaak vastzit bij een handvol mensen. Niet omdat anderen niets weten, maar omdat kennis lastig vindbaar is. Dit leidt tot herhaalde vragen, vertraging in werkprocessen en een hoge druk op collega’s die als ‘kennisdragers’ worden gezien. De Enk Groen & Golf besloot het anders aan te pakken.
De Enk wilde interne kennis makkelijker beschikbaar maken voor al haar medewerkers — zowel op kantoor als buiten in het veld. Daarbij stonden twee randvoorwaarden centraal: veiligheid en menselijkheid. Geen ingewikkelde tools of risico’s met data, maar een gebruiksvriendelijke oplossing die werkt voor de hele organisatie.
Samen met Sherpa ontwikkelde De Enk een AI-kennisagent: een digitale assistent die antwoorden geeft op basis van de interne documentatie van De Enk zelf. De kennisagent is volledig geïntegreerd in GreenViewer, een applicatie die medewerkers al dagelijks gebruiken. Medewerkers kunnen gewoon inloggen met hun bestaande accounts. Geen extra tools, geen nieuwe leercurve.
Een belangrijk onderdeel van de oplossing is het gebruik van workrooms. Teams kunnen zelfstandig werkruimtes aanmaken en collega’s toevoegen of verwijderen via een intuïtief drag-and-drop-systeem. Beheerders hebben de mogelijkheid om documenten toe te voegen, aan te passen of te verwijderen. Zo blijft de inhoud actueel en goed afgeschermd.
Deze samenwerking laat zien dat AI geen black box hoeft te zijn. Door technologie op een slimme, pragmatische manier in te zetten, ontstaat er ruimte voor focus, efficiëntie en eigenaarschap. En dat zónder in te leveren op controle of menselijke verbinding.
Wil je weten hoe een kennisagent er voor jouw organisatie uit kan zien? Neem gerust contact met ons op (thierry.hubar@sherpadigital.nl) — we denken graag met je mee.